Como ter controle de custo e despesas para não faltar dinheiro?

Quando falta dinheiro para pagar as contas do dia a dia, a medida mais comum adotada pelo empresário brasileiro é fazer algum empréstimo ou antecipação. Dessa forma, as contas são pagas, o caixa volta a ficar positivo e às vezes até “sobra” dinheiro para completar o estoque. Então, problema resolvido, certo? Errado! Essa ação apenas fortalece a sorrateira dívida dos juros…

Isso quer dizer que quando a empresa enfrenta problemas para pagar as contas, ela está em uma “bola de neve” de dívidas e pode quebrar? De certa forma, sim! No entanto, dependendo da forma como for conduzida, essa situação não determina o fim do negócio.

Falta dinheiro para as contas do dia a dia, e agora?

Primeiramente, é preciso entender que dinheiro em caixa e lucro são pontos completamente diferentes. É importante ter essa distinção de conceitos bem clara, pois, quase sempre, o problema financeiro se torna crônico pela errônea ideia de que o que sobra no caixa é lucro, sendo que é a liquidez da empresa.

Ou seja: a empresa pode ter lucro, mas, se na hora de pagar as contas, o dinheiro não tiver entrado no caixa ainda, não vai ter liquidez. Logo, não terá dinheiro suficiente para honrar os compromissos financeiros assumidos usando recursos próprios.

Portanto, se estiver faltando dinheiro, não adianta buscar lá fora! É preciso rever a gestão financeira, identificar para onde está o dinheiro do negócio e, então, direcioná-lo para os lugares certos. Para isso, você vai precisar ter um controle rigoroso do custo e das despesas da empresa, além de eliminar todo gasto desnecessário e/ou indevido (como retiradas dos sócios para uso pessoal).

O que é o controle de custo e despesas?

Antes de falarmos do controle, vamos esclarecer o que é, de fato, custo e despesas. Porque, se a definição de cada um estiver equivocada, as ações em prol do controle financeiro não funcionam.

Custo

Refere-se ao gasto com a aquisição de mercadoria ou matéria-prima usados na produção do que será vendido ou para investir no estoque. Então o custo será sempre proporcional ao que foi produzido ou comprado para o estoque.

Despesas

Todo gasto relacionado ao funcionamento da empresa, como também ao processo de produção e vendas. Neste caso, há também uma divisão na qual temos as despesas fixas e as despesas variáveis.

Despesas fixas

São as despesas que independem da produtividade ou da quantidade de vendas a cada mês: o valor se manterá o mesmo (ou na mesma faixa, com pouca variação), a exemplo do aluguel, contas de luz, água, telefone, internet, IPTU, prestadores de serviços, salários administrativos etc.

Despesas variáveis

São as despesas que variam conforme o volume de vendas, como impostos, comissões, marketing, frete de entrega etc.

Como ter um controle de custo e despesas que funcione?

O controle de custo e despesas de uma empresa não se limita à ciência do que se compra e do que se gasta! Cada ação do financeiro precisa estar de acordo com todo o funcionamento dos números do negócio. Na prática, o gestor deve saber o que entrou, o que saiu de dinheiro, como, quando e porque para enxergar a real situação financeira da empresa e perceber a tempo quando há risco de falta de liquidez.

Consequentemente, esse controle precisa começar com a implantação de um fluxo de caixa que contemple todos os tipos de contas da empresa, de maneira detalhada. O ideal é aproveitar a tecnologia para simplificar essa gestão usando um software online de fluxo de caixa com plano de contas gerencial.

A partir do momento que você registrar toda a movimentação do seu fluxo de caixa e mantiver uma rotina diária de atualização desses dados, poderá criar estimativas a curto e médio prazos, comparar resultados e entender a causa para a falta de dinheiro em determinadas situações.

Também poderá fazer uma análise do cenário atual para remanejar datas de pagamento e recebimento, limitar as negociações a prazo, avaliar se o investimento do estoque está alinhado com as demandas ou se tem deixado dinheiro parado, entre outras análises e decisões financeiras baseadas em números reais.

Além disso, considere buscar ajuda com um mentor financeiro! Contar com os conhecimentos e, principalmente, com a experiência desse profissional, contribuirá não só com a gestão financeira da sua empresa como impactará em sua cultura organizacional, gerando mudanças que o colocarão em um elevado patamar.