O que é e como fazer controle de custo e despesas

É preciso compreender os conceitos financeiros básicos para controlar os gastos e evitar a falta de liquidez.

A falta de dinheiro para pagar contas do dia a dia, que preocupa muitos empreendedores, geralmente acontece por não conhecerem os números do negócio e não controlarem as finanças. Então, para tirar a sua empresa do vermelho, é importante compreender os conceitos financeiros básicos que o ajudarão a fazer o adequado controle de custo e despesas da empresa para evitar problemas com sua liquidez!

O que é controle de custo e despesas

Trata-se de organizar as contas a pagar considerando o “comportamento” de cada tipo de gasto, para garantir que não faltará dinheiro na hora de seus pagamentos. Dentre essas contas estão os gastos para produzir, para estocar, para manter sua operação funcionando e para vender seus produtos, mercadorias ou serviços.

Assim, observe que algumas contas se repetem a cada mês, outras variam proporcionalmente conforme as vendas e ainda tem aqueles gastos com juros de bancos que “não estavam nos planos”. Então não dá para garantir que vai ter dinheiro na data certa para pagar todas as contas se, no planejamento financeiro, você não fizer a separação dos tipos de gastos, através de um plano de contas gerencial.

Diferença entre custo e despesas

Custo é todo gasto que a empresa tem para produzir mercadoria, para comprar mercadoria ou para prestar um serviço que é vendido. Então entram na conta do custo a matéria-prima e insumos usados para a fabricação dos produtos, a mercadoria a ser vendida e a mão de obra e materiais utilizados para a execução dos serviços prestados.

Despesas são os gastos para comercializar o que a empresa oferece e para manter as suas atividades administrativas. Assim, na conta das despesas estão os impostos das vendas, comissão, salários administrativos, contador, aluguel, água, luz, telefone, internet, marketing etc.

Entretanto, algumas despesas sofrem variações que precisam ser consideradas para você não errar nas previsões para os meses seguintes. Caso contrário, a empresa continuará passando por apertos financeiros sem conseguir identificar onde está o problema.

Então, além de separar o custo das despesas, é preciso separar as despesas fixas das variáveis. E para que você consiga distinguir cada tipo de despesa, explicarei a diferença entre elas no tópico abaixo.

Diferença entre despesas fixas e despesas variáveis

Despesas fixas são as contas que chegam todo mês, geralmente com valor semelhante ou igual, independentemente das vendas realizadas. Por exemplo: a empresa pode passar o mês todo sem vender, mas o aluguel, os salários, contador, telefone e a energia elétrica precisarão ser pagos do mesmo jeito.

Despesas variáveis são aquelas que aumentam ou diminuem conforme os resultados da venda. Então se a empresa vende mais, precisa pagar mais impostos das vendas e a comissão aos vendedores.

Essa diferenciação é importante para poder se planejar para ter o valor das despesas fixas mesmo se a empresa não faturar bem em determinado mês. Assim como é necessária para se preparar para “pagar mais contas” quando a produção e/ou as vendas aumentarem.

Pode até não parecer, mas é esse tipo de planejamento e controle que evita os famosos “gastos imprevistos” em situações como as relatadas acima! E para viabilizar esse controle, é preciso ter registradas todas as informações em um Fluxo de Caixa com plano de contas gerencial.

Como fazer o controle dos gastos

O próximo passo é elaborar o Fluxo de Caixa da sua empresa, inserindo todos os dados referentes às entradas e saídas ocorridas a cada dia, as datas dos pagamentos e recebimentos e as previsões para os próximos meses.

Um controle que, embora possa ser feito em planilhas no Excel, é mais prático e seguro quando feito em um software de gestão financeira. Para isso, recomendo o Sistema Fluxo de Caixa Online que, além de sua funcionalidade, pode ser acessado a qualquer hora e de qualquer dispositivo conectado à internet, com informações em tempo real.

A partir da sua implantação, o Fluxo de Caixa precisará ser alimentado e monitorado diariamente, bem como ser consultado antes de qualquer decisão relacionada ao financeiro da empresa. Também é importante fazer comparações entre relatórios do previsto e realizado para ajustar as previsões dos meses seguintes.

Esse monitoramento diário permitirá que você visualize o cenário financeiro em cada situação analisada. Dessa forma, ficará fácil saber se a empresa está preparada para arcar com os compromissos assumidos ou a assumir. Consequentemente, você poderá renegociar contratos e até repensar qual a implicação financeira em investir em estoque e/ou vender a prazo.

A ideia é que sempre tenha dinheiro disponível para pagar as contas da empresa sem usar dinheiro de terceiros ou deixar de pagar contas. Portanto, experimente o Fluxo de Caixa Online para fazer esse controle de gastos! Assim, além de eliminar a conta dos juros, você voltará a dormir tranquilo, sabendo que a saúde financeira da empresa estará em segurança.

Imagem de Raten-Kauf por Pixabay.